BAB 5 MANAJEMEN DAN ORGANISASI

BAB 5

MANAJEMEN DAN ORGANISASI

Pengertian Manajemen

Begitu luasnya pengertian manajemen sehingga tidak ada definisi yang secara konsisten digunakan oleh semua orang. Dalam hal ini beberapa pengertian manajemen secara umum menurut para ahli di bawah ini :

• James AF Stoner, manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 

• Karthryn M. Bartol dan David C. Marten, manajemen adalah proses untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan melakukan kegiatan-kegiatan dari empat fungsi utama yaitu merencanakan (planning), mengorganisasi (organizing), memimpin (leading), dan mengendalikan (controlling).

• Chuck Williams (2001), manajemen adalah menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Jadi seorang manajer bukanlah mengerjakan semua pekerjaan sendiri. Dia bekerja melalui orang-orang yang memiliki kemampuan-kemampuan teknis di lapangan, tanpa mengerjakan teknisnya (walaupun bukan berarti seorang manajer tidak memiliki kemampuan teknis).

• Murti Sumarni-John Soeprihanto (1995), manajemen merupakan suatu proses yang terdiri atas kegiatan mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan pencapaian sasaran melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya yang lain. Pemanfaatan sumber daya lain dalam perusahaan meliputi sumber daya bahan baku produksi, sumber keuangan, mesin-mesin, dan cara yang digunakan dalam pemanfaatan yang efektif dan efisien.

Fungsi Manajemen

Ada empat fungsi manajemen sebagai tugas utama yang harus dilaksanakan seorang manajer dalam mengelola organisasi untuk mencapai tujuan atau yang dikenal sebagai proses manajemen adalah sebagai berikut :

1)    Perencanaan (Planning)

Proses untuk menentukan tujuan yang akan dicapai serta langkah-langkah yang harus diambil untuk mencapainya, meliputi penetapan sasaran, merumuskan tujuan, menetapkan strategi, membuat strategi, dan mengembangkan rencana untuk mengkoordinasikan kegiatan.

2)    Pengorganisasian (Organizing)

Proses pemberian tugas, pengalokasian sumber daya serta pengaturan kegiatan secara terkoordinir kepada setiap individu dan kelompok untuk menerapkan rencana yang telah dibuat, meliputi penetapan dimana keputusan akan dibuat, siapa yang akan melaksanakan tugas dan pekerjaan, serta siapa yang akan bekerja untuk siapa.

3)    Memimpin (Leading)

Proses menumbuhkan semangat pada karyawan agar bekerja dengan baik dan membimbing mereka untuk melaksanakan kegiatan yang sesuai rencana dalam rangka mencapai tujuan, memberi inspirasi dan motivasi kepada karyawan untuk berusaha keras mencapai sasaran organisasi.

4)    Pengendalian (Controlling)

Proses mengukur kinerja, membandingkan antara hasil sesungguhnya dengan rencana yang telah dibuat serta mengambil tindakan koreksi yan diperlukan. 

Belakangan ini para manajer mengubah cara mereka dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen. Perubahan ini diwujudkan dalam perbedaan antara manajemen “lama” dan manajemen “baru”. Manajer gaya lama menganggap diri mereka sebagai bos, sedangkan manajer gaya baru menganggap diri mereka sebagai pemimpin kelompok atau konsultan internal. Beberapa perbedaan lainnya adalah manajer gaya lama mengambil keputusannya sendiri, dan manajer gaya baru mendengarkan masukan dari orang lain dalam pengambilan keputusan. Akibatnya manajer gaya lama bekerja lebih lama sedangkan manajer gaya baru bekerja lebih mengutamakan hasil.

Perubahan-perubahan dalam manajemen tersebut tidak membuat fungsi manajemen klasik menjadi kuno, sehingga fungsi manajemen gabungan antara manajemen gaya baru dan gaya lama adalah sebagai berikut: 

•  Membuat sesuatu terjadi (making things happen) 
•  Menghadapi persaingan (meeting the competition) 
•  Mengorganisir orang, proyek dan proses (organizing people, project & process) 
•  Memimpin (leading)

Fungsi-fungsi tersebut tidak menggantikan fungsi yang lama, tetapi dibangun di atasnya. Pertama, ‘membuat sesuatu terjadi’ merupakan gabungan dari fungsi merencanakan dan mengendalikan. Untuk ‘membuat sesuatu terjadi’ kita harus merencanakan bagaimana mencapai sasaran yang kita inginkan, mengelola informasi, dan mengendalikan kinerja serta melakukan tindakan koreksi jika terjadi penyimpangan.

Kedua, ‘menghadapi persaingan’ mencerminkan pentingnya adaptasi dan pembaharuan agar tetap bersaing di tengah pasar global yang terus berkembang seperti saat ini. Ketiga, ‘mengorganisir orang, proyek dan proses’ maka perubahan yang berskala besar tidak akan berhasil (tidak dapat membuat sesuatu terjadi).

Terakhir, ‘memimpin’ dengan memperhatikan kesejahteraan karyawannya, merayakan keberhasilan sebuah kontrak baru bersama karyawan, dan sangat memperhatikan keinginan dan aspirasi karyawan merupakan suatu gaya memimpin yang menyenangkan hati karyawan. Pada akhirnya karyawan termotivasi dan membuat suatu produktivitas yang tinggi sebagai bukti kesetiaan dan dukungannya.

Pengertian Manajer

Manajer adalah orang yang bertanggung jawab atas hasil kerja orang-orang yang ada di dalam organisasi. Manajer sebagai perencana, pengorganisasi, pemimpin dan pengendali pelaksanaan aktivitas sehari-hari organisasi.

Stoner, menyatakan bahwa manajer adalah :

1.     Manajer bekerja dengan dan melalui orang lain.

2.     Manajer bertanggung jawab dan mempertanggungjawabkan.

3.     Manajer menyelaraskan tujuan yang saling bertentangan dan menentukan prioritas.

4.     Manajer harus berpikir secara analitis dan konseptual.

5.     Manajer adalah sebagai mediator, politikus, diplomat dan symbol.

6.     Manajer harus mampu mengambil keputusan yang sulit.

Pengamatan menunjukkan bahwa manajer yang melaksanakan fungsi manajemen dengan baik adalah manajer yang lebih berhasil. Makin banyak waktu yang digunakan oleh seorang manajer untuk merencanakan, semakin besar keuntungan yang diperoleh perusahaan mereka, karena fungsi perencanaan memegang peranan penting dalam keseluruhan fungsi manajemen. 

Tingkatan dan Tipe-Tipe Manajer

Jenis manajer dalam organisasi dapat diklasifikasikan berdasarkan dua bentuk, yang pertama manajer berdasarkan tingkatan manajemen dalam organisasi dan kedua manajer berdasarkan lingkup kegiatan organisasi yang berada di bawah tanggungjawabnya.

Berdasarkan tingkatan manajemen organisasi, manajer terdiri dari :

• Manajer Puncak (Top Manager) adalah seseorang pemikir strategis yang berorientasi ke depan yang membuat banyak keputusan dalam kondisi yang tidak pasti dan penuh persaingan. Manajer puncak (chief executive officer, chief operational officer, direktur utama, presiden direktur, vice-president, president) terdiri dari kelompok yang relatif kecil, bertanggung jawab atas keseluruhan manajemen organisasi. Menetapkan kebijakan operasional dan membimbing proses interaksi dengan lingkungan organisasi. Top manager bertanggung jawab untuk menciptakan kondisi penting untuk perubahan, membantu karyawan untuk bertanggung jawab kepada perusahaan, bertanggung jawab untuk menciptakan budaya posistif organisasi melalui bahasa dan tindakan serta bertanggung jawab dalam mengamati lingkungan usahanya. 

• Manajer Menengah (Middle Manager) adalah seseorang yang mampu mengembangkan dan menerapkan rencana kerja sesuai dengan tujuan dari tingkatan yang lebih tinggi, berorientasi pada kelompok dan bekerja sama serta mengkoordinasi kegiatan antar unit dalam organisasi serta mampu menerapkan perubahan atau strategi yang diciptakan oleh manajer puncak. Manajer menengah (kepala, manajer divisi, manajer cabang, manajer pabrik, dekan). 

• Manajer Bawah (Lower Manager) adalah seseorang yang mampu mengelola kinerja satu unit kerja yang dapat menyelesaikan tugas dan tanggung jawab dalam jangka pendek sesuai dengan rencana middle dan top manager. Manajer bawah (supervisor atau pemimpin kelompok). 

 

• Pemimpin Kelompok (Group Leader) adalah jenis pekerjaan manajemen yang relatif baru yang dikembangkan semenjak perusahaan beralih kepada kelompok yang mandiri. Pemimpin kelompok mengarahkan pekerjaan perorangan dan membantu aktivitas kelompok ke arah pencapaian sasaran. Pemimpin kelompok juga membantu kinerja kelompok, mengelola hubungan luar dan hubungan dalam kelompok.

Berdasarkan kegiatan organisasi yang berada di bawah tanggung jawabnya, manajer terdiri dari manajer fungsional dan manajer umum. Manajer Fungsional yaitu manajer yang bertanggung jawab atas satu bidang kegiatan tertentu seperti keuangan, pemasaran, produksi, personalia, akuntansi atau penjualan. Sedangkan Manajer Umum membawahi semua kegiatan suatu unit seperti sebuah cabang, perusahaan terpisah atau bagian operasional terpisah yang memiliki bagian produksi, pemasaran,dan keuangan sendiri.

ORGANISASI

Organisasi dapat diartikan sebagai kumpulan beberapa orang yang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Organisasi dalam bentuk apapun akan selalu ditemui dalam kehidupan sehari-hari. Organisasi merupakan unsur yang dibutuhkan dalam kehidupan bermasyarakat dengan beberapa alasan, seperti organisasi digunakan untuk mendapatkan sesuatu yang tidak mungkin dapat kita lakukan sendiri, dengan bekerja sama dapat menyelesaikan tugas-tugas secara cepat dan tepat. Organisasi dapat menyediakan pengetahuan yang berkesinambungan serta dapat menjadi sumber karier yang penting.

Berikut beberapa pengertian organisasi menurut para ahli di bawah ini :

• Stoner, mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui orang-orang di bawah pengarahan atasan mengajar tujuan bersama.

• James D. Mooney, mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

• Chester I. Bernard, berpendapat bahwa organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

• Stephen P. Robbins, menyatakan bahwa organisasi adalah kesatuan sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau tujuan sekelompok.

Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Organisasi yang di anggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaannya oleh masyarakat disekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka pengangguran.

Orang-orang yang ada di dalam suatu organisasi harus mempunyai suatu keterkaitan secara terus menerus. Rasa keterkaitan ini, bukan berarti keanggotaan seumur hidup. Akan tetapi sebaliknya, organisasi menghadapi perubahan yang konstan di dalam keanggotaan mereka, meskipun pada saat mereka menjadi anggota, orang-orang dalam organisasi berpartisipasi secara relatif teratur.

Selayaknya sebuah organisasi seharusnya menghasilkan sesuatu yang bermanfaat bagi anggota organisasi maupun masyarakat, sehingga organisasi mampu mempertahankan kelangsungan hidup mereka. Secara umum organisasi dibedakan atas dua bentuk, pertama organisasi dengan orientasi laba seperti perusahaan yang menyediakan produk barang atau jasa (baik perusahaan besar maupun kecil) kemudian organisasi nirlaba atau yang tidak berorientasi laba seperti yayasan, museum, rumah sakit milik pemerintah, sekolah dll.

Apapun bentuk organisasi itu diperlukan usaha-usaha untuk mengelola kegiatan maupun unsur lainnya yang ada di dalam organisasi agar tercapai tujuan dengan lebih baik. Semua bentuk organisasi dimana orang-orang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan pasti membutuhkan manajemen. Manajemen diperlukan organisasi agar usaha pencapaian tujuan menjadi lebih mudah.

Secara spesifik ada tiga alasan utama yang dibutuhkan manajemen dalam organisasi, yaitu :

• Manajemen menyeimbangkan tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan di antara pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi seperti pemilik, karyawan, konsumen, pemasok dan lain-lain.

• Mencapai efisiensi dan efektifitas, merupakan ukuran prestasi organisasi.

• Mencapai tujuan, manajemen mempermudah pencapaian tujuan organisasi dan pribadi. 

Menurut Peter Drucker, efisiensi adalah melakukan pekerjaan dengan benar (doing thing right) dan efektifitas adalah melakukan pekerjaan yang benar (doing the right thing).

Efisiensi merupakan kemampuan untuk melakukan pekerjaan dengan benar, menyelesaikan pekerjaan dengan usaha, pemborosan yang minimum dengan mengukur biaya dari sumber daya yang diperlukan dalam rangka mencapai suatu tujuan. Sedangkan efektivitas merupakan kemampuan memilih alat yang tepat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan untuk membantu pencapaian sasaran organisasi yang seharusnya dilakukan dalam pencapaian suatu tugas atau tujuan.

Peranan Manajer Dalam Organisasi

Dalam melaksanakan tugas sehari-hari seorang manajer memegang beberapa peranan untuk mencapai tujuan organisasi. Tiga peranan utama manajer menyangkut sebagai berikut :

1)    Peran Interpersonal, yaitu peranan seorang manajer dalam berinteraksi dengan berbagai pihak yang akan membantu berhasilnya pelaksanaan tugas, baik pihak dalam perusahaan maupun pihak luar perusahaan.

a.     Peranan Figure Bapak (Figurehead)

Simbol pemimpin perusahaan, diperlukan untuk menjalankan sejumlah kewajiban rutin yang bersifat legal dan sosial. Contoh : memberi ucapan selamat datang kepada para pengunjung, penandatanganan surat resmi, dst.

b.     Peranan Pimpinan (Leader)

Bertanggung jawab untuk memotivasi dan mengaktifkan bawahan, mengisi posisi kosong (staffing), melatih, dan tugas-tugas terkait. Contoh : melakukan hampir seluruh kegiatan yang melibatkan bawahan.

c.      Peranan Penghubung (Liaison)

Memelihara suatu jaringan kontak luar yang mendukung dan juga penghubung pihak dalam. Contoh : membalas surat-surat, melakukan kerja dewan urusan luar yang melibatkan pihak-pihak luar.

2)    Peran Informasional, yaitu peranan seorang manajer dalam pemberian, penerimaan dan penganalisaan informasi, penyebar informasi dan juru bicara.

a.     Memantau (Monitor)

Manajer selalu aktif mencari informasi yang dapat bermanfaat untuk organisasi. Contoh : membaca terbitan-terbitan periodik dan laporan-laporan, memelihara kontak pribadi.

b.     Penyebar (Disseminator)

Manajer mendistribusikan informasi yang diperolehnya kepada pihak lain, khususnya kepada bawahannya agar bawahan mampu mengerjakan tugasnya dengan baik. Contoh : mengadakan pertemuan-pertemuan untuk maksud informasi, menelpon untuk meneruskan informasi.

c.      Jurubicara (Spokesman)

Manajer sebagai wakil organisasi dalam menyampaikan informasi ke pihak luar. Contoh : menyelenggarakan rapat dewan, memberikan informasi ke media.

3)    Peran Pengambil Keputusan, yaitu peranan seorang manajer dalam memanfaatkan informasi untuk membuat keputusan dalam memecahkan masalah atau melihat kesempatan yang ada.

a.     Kewirausahaan (Entrepreunership)

Manajer mengambil keputusan-keputusan penting seperti peluncuran produk baru, penggabungan usaha. Contoh : rapat strategis dan tinjauan ulang yang melibatkan prakarsa atau rancangan proyek perbaikan.

b.     Pengendali Gangguan (Disturbance Handler)

Manajer diharapkan bisa menyelesaikan gangguan-gangguan yang mungkin muncul. Contoh : mengorganisasikan strategi dan sesi kaji ulang yang melibatkan gangguan dan kritis.

c.      Pengalokasi Sumber Daya (Resource Allocator)

Manajer harus mengalokasikan sumber daya yang terbatas agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien. Contoh : penjadwalan, permintaan otoritas, menyelenggarakan kegiatan apapun yang melibatkan anggaran dan program kerja bawahan.

d.     Perunding (Negotiator)

Manajer melakukan negosiasi dengan pihak-pihak yang berkaitan. Contoh : berperan serta dalam perundingan kontrak serikat pekerja.

Keterampilan Manajerial

Keterampilan (skill) merupakan kemampuan untuk menterjemahkan pengetahuan ke dalam praktek sehingga tercapai hasil kerja yang diinginkan. Berbagai fungsi dan kegiatan manajerial yang diperlukan dalam mengelola organisasi membutuhkan banyak keterampilan. Keterampilan yang paling penting adalah keterampilan yang memungkinkan manajer bisa membantu orang lain menjadi lebih produktif di tempat kerja. Robert L. Katz menggolongkan keterampilan manajer menjadi tiga kategori yaitu :

1)    Keterampilan Kemanusiaan (Human Skill)

Keterampilan kemanusiaan atau yang lebih terkenal dengan keterampilan berkomunikasi antar manusia (interpersonal skills) adalah keterampilan yang sering kali diabaikan oleh para manajer, terutama bagi para manajer yang baru naik jenjangnya dalam organisasi. Keterampilan kemanusiaan ini sangat diperlukan untuk menjaga hubungan baik dengan atasan langsung maupun dengan bawahan. Dengan komunikasi yang persuasive akan membuat bawahan merasa dihargai dan mereka akan bekerja lebih baik dan bersikap lebih terbuka kepada atasannya. Keterampilan berkomunikasi ini diperlukan baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.

2)    Keterampilan Teknis (Technical Skills)

Keterampilan ini merupakan bekal bagi para manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu misalnya memperbaiki mesin, membuat kursi, membuat jadwal kerja dan keterampilan teknis lainnya.

3)    Keterampilan Konseptual (Conceptual Skill)

Kemampuan untuk merinci permasalahan menjadi beberapa bagian yang lebih spesifik sehingga dapat dilihat dari kaitan antara masing-masing bagian tersebut, serta mengetahui dampak dari setiap permasalahan bagi orang lain.

4)    Keterampilan Motivasi (Motivation Skill)

Kemampuan untuk memberikan dorongan kepada orang lain agar mereka dapat melakukan sesuatu sesuai dengan yang diperintahkan tanpa mereka rasakan secara langsung, karena telah diberikan suatu motivasi atau dorongan berupa rangsangan-rangsangan untuk menggairahkan dan menyemangati melakukan pekerjaan.

5)    Keterampilan Teknologi Informasi

Keterampilan yang dalam hal ini penguasaan mengolah informasi melalui teknologi seperti keterampilan mengoperasikan komputer.

Kecakapan manajerial adalah suatu keterampilan atau karakteristik personal yang membantu tercapainya kinerja yang tinggi dalam tugas manajemen. Beberapa kompetensi personal yang diperlukan bagi keberhasilan manajerial sebagai berikut :

1.     Leadership, kemampuan dalam mempengaruhi orang lain agar melaksanakan suatu tugas dengan baik.

2.     Self objectivity, kemampuan untuk menilai diri sendiri secara realistis.

3.     Analiytic thinking, kemampuan untuk menginterpretasikan dan menyampaikan segala macam bentuk informasi.

4.     Behavioral flexibility, menyesuaikan perilaku dalam mencapai tujuan.

5.     Oral communication, kemampuan mengemukakan pendapat secara jelas dalam berbicara.

6.     Written communication, kemampuan mengungkapkan pendapat dengan baik secara tertulis.

7.     Personal impact, menumbuhkan kesan baik dan kepercayaan bagi orang lain.

8.     Resistances to stress, kemampuan untuk dapat bekerja dalam keadaan tertekan.

9.     Tolerance for uncertainty, kemampuan untuk bekerja dalam situasi yang tidak  menentu.

Hubungan Manajemen dan Organisasi

Manajemen dan Organisasi memiliki hubungan yang sangat erat, untuk mencapai suatu tujuan maka dibutuhkan kerja tim atau berorganisasi, ibaratkan di suatu perusahaan seorang manajer membagikan tugas kepada anggota timnya yang terdiri dari 10 orang. 2 orang pertama mempunyai tugas menulis, 2 orang berikutnya mempunyai tugas mengedit, 2 orang selanjutnya mempunyai tugas memposting dan begitu selanjutnya, hingga menjadikan kerjasama tim yang solid antara manajer dan organisasi.

Karena pada proses kegiatan tersebut sudah ada organisasi sebagai wadah atau tempat berkumpulnya, jadi kerjasama untuk penyelesaian kegiatan tersebut lebih efektif. Sehingga secara langsung antara manajemen dan organisasi terjadi hubungan timbal balik yang baik karena keduanya saling memerlukan, dengan adanya keduanya sehingga kerjasama yang dibangun lebih efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan.

RIZKY HERMAWAN

27215731

1EB17

  

Sumber :

 

https://sites.google.com/site/manajemendanorganisasi/

http://rizkypratama95.blogspot.co.id/2014/09/hubungan-manajemen-dan-organisasi.html